Konferenz-Manager¶

Stand: 02.10.2026 · Version 2

Der Konferenz-Manager hält für Ihre Forschungsgruppe fest, welche Konferenzen Sie im Blick haben, wann dort die Fristen liegen und welche eigenen Paper wo eingereicht oder veröffentlicht sind. Eine Timeline zeigt alle Termine auf einen Blick, auch die vergangenen. Stehen die Termine einer Konferenz noch nicht fest, trägt LLARS ein geschätztes Zeitfenster ein, und auf Knopfdruck sucht eine KI-Aktualisierung im Netz nach neuen Terminen und gleicht sie mit dem Bestand ab.

Sie öffnen den Konferenz-Manager über die Home-Kachel „Konferenz-Manager" (/conferences). Lesen dürfen alle mit dem Recht feature:conference_manager:view, anlegen, bearbeiten und die KI-Aktualisierung starten alle mit feature:conference_manager:edit; beide Rechte haben die Rollen researcher und admin.

Gruppen, Serien und Editionen¶

Alles im Konferenz-Manager gehört zu einer Forschungsgruppe. Sind Sie in genau einer Gruppe, öffnet LLARS sie direkt. Sind Sie in mehreren, wählen Sie eine aus. Sind Sie in keiner, können Sie auf derselben Seite Zugang anfragen; sobald die Anfrage angenommen ist, sehen Sie die Gruppe. Andere Gruppen sehen Ihre Konferenzen und Paper nicht. In der Gruppe sind Sie Owner, Member oder Viewer; ein Viewer liest nur.

Begriff	Beispiel	Was dazugehört
Serie (Konferenz-Reihe)	ACL, EMNLP, ARR	Name, Kürzel, CORE-Ranking, Website — gilt für alle Jahrgänge
Edition	EMNLP 2027	Ein Jahrgang der Serie mit Einreichungsfrist, Autoren-Benachrichtigung, Konferenzzeitraum, Ort und Website
Paper	Ihr Beitrag	Titel, Status, Autorinnen und Autoren, Einreichungen, Links zu arXiv und DOI

Die Gruppe hat fünf Tabs: Konferenzen (Liste), Papers, Kalender, Zeitstrahl (die Timeline) und Kanban Board (Paper nach Status).

Die Timeline lesen¶

Der Tab Zeitstrahl zeigt jede Edition als eine Zeile. Von links nach rechts stehen darauf ihre drei Meilensteine, verbunden durch ein dünnes Band:

Marke	Aussehen	Bedeutung
Einreichungsfrist	Dokument-Symbol, lachsrot	Bis zu diesem Tag muss das Paper eingereicht sein.
Autoren-Benachrichtigung	Glocke, hellblau	Der Tag, an dem die Konferenz den Autorinnen und Autoren mitteilt, ob ihr Paper angenommen ist.
Konferenzzeitraum	grüner Balken	Erster bis letzter Tag der Tagung.
Geschätztes Zeitfenster	blasses Rechteck mit gestricheltem Rand, in der Farbe des Meilensteins	Der Termin ist noch nicht veröffentlicht und liegt vermutlich in diesem Fenster.
Heute	dünne senkrechte Linie mit Datum	Das heutige Datum.

Was „Autoren-Benachrichtigung“ bedeutet

Gemeint ist die Entscheidung der Konferenz über die eingereichten Paper (author notification: angenommen oder abgelehnt) — keine Erinnerung von LLARS. Jeder Tooltip nennt deshalb Kürzel und Jahr der Edition, zum Beispiel „Autoren-Benachrichtigung · ACL 2027".

Hover: Fahren Sie mit der Maus über eine Marke, färbt sich das Band dieser Edition türkis, ihre Marken heben sich leicht an, und die Zeile bekommt einen hellen Hintergrund. So sehen Sie sofort, welche Frist, welche Benachrichtigung und welcher Zeitraum zusammengehören. Der Tooltip nennt den Meilenstein mit Konferenzname, das Datum, den Ort als Google-Maps-Link, das CORE-Ranking als Link zum CORE-Portal und die Website der Edition.

Platz sparen: Überschneiden sich zwei Editionen zeitlich nicht, legt die Timeline sie auf dieselbe Zeile. Das Band ist dann zwischen den beiden unterbrochen, und der Hover hebt nur die Edition hervor, über der Sie stehen. Vor jeder Edition steht eine kleine Etikette mit Kürzel und Jahr, dazu die Pillen für CORE-Ranking und „geschätzt". Auf dem Handy steht die Etikette über der Zeile.

Bedienen:

Scrollen geht in beide Richtungen. Die Achse reicht von einem Monat vor dem frühesten bis einen Monat nach dem spätesten Termin, Sie erreichen also auch vergangene Editionen. Die Monatsleiste bleibt beim Scrollen oben stehen; Jahreswechsel sind als kräftigere Linie markiert.
Zoom über die Pillen 3 / 6 / 12 Monate. Der Zoom ändert nur den Maßstab; die Achse reicht weiterhin über alle Termine.
Heute springt zum heutigen Datum und stellt es in die Mitte, auch nach dem Nachladen der Daten.
‹ und › scrollen einen Monat zurück bzw. vor.
Die Legende über der Timeline zeigt alle Marken einschließlich des geschätzten Zeitfensters.

Der Tab Kalender zeigt dieselben Termine als Monatskalender. Geschätzte Zeitfenster erscheinen dort als blasse Hintergrundflächen.

Bestätigte Termine und geschätzte Zeitfenster¶

Jeder der drei Meilensteine einer Edition hat einen von drei Zuständen:

Zustand	Wann	Darstellung
bestätigt	Ein exakter Termin ist eingetragen, etwa aus dem Call for Papers.	Marke bzw. Balken
geschätzt	Es gibt nur ein Zeitfenster „von … bis …".	Transparentes Rechteck mit gestricheltem Rand; die Edition trägt die Pille „geschätzt"
unbekannt	Weder Termin noch Fenster.	Nichts

Woher die Schätzung kommt: Viele Konferenzen veröffentlichen ihre Termine erst Monate vor der Frist. Aus den Vorjahren lässt sich trotzdem ablesen, wann sie ungefähr liegen werden — etwa „Einreichung jeweils Mitte Mai". Deshalb ist eine Schätzung immer ein Zeitraum, nie ein einzelner Tag. Zu jeder geschätzten Edition gehören eine Grundlage (zum Beispiel „abgeleitet aus 2023–2026: Einreichung jeweils zwischen 10. und 25. Mai") und eine Sicherheit (niedrig, mittel oder hoch). Beides steht im Tooltip des Fensters, etwa „geschätzt: 10.05.–24.05., Grundlage: …". In der Liste erscheint das Fenster als Text, zum Beispiel „ca. 30.10.–14.11.2027".

Der exakte Termin ersetzt das Fenster. Sobald ein exakter Termin eingetragen ist — von Ihnen oder von der KI-Aktualisierung mit Quelle —, gilt der Meilenstein als bestätigt, und die Timeline zeigt die Marke statt des Rechtecks. Das Fenster bleibt als Herleitung gespeichert. Die Pille „geschätzt" verschwindet, sobald kein Meilenstein der Edition mehr geschätzt ist.

Selbst eintragen: Im Formular einer Konferenz hat jeder Meilenstein einen Umschalter „bestätigt / geschätzt (Zeitfenster)". Bei „geschätzt" geben Sie zwei Daten ein, von und bis; das Ende darf nicht vor dem Anfang liegen. Darunter tragen Sie die Grundlage der Schätzung und die Sicherheit ein.

KI-Aktualisierung¶

Die KI-Aktualisierung geht Ihre Editionen nacheinander durch, sucht im Netz nach neuen oder geänderten Terminen und trägt ein, was sie belegen kann.

Starten: Im Tab Konferenzen startet der Knopf „Aktualisieren (KI)" einen Lauf für die ganze Gruppe — für alle Editionen mit einem Termin ab drei Monaten vor heute und für alle Editionen ganz ohne Termin. Über die Aktion „Diese Konferenz aktualisieren" in einer Zeile prüfen Sie nur diese eine Edition.

Nur auf Klick

Die KI-Aktualisierung läuft nie automatisch und nach keinem Zeitplan, sondern nur, wenn jemand sie startet. Je Gruppe läuft höchstens ein Lauf gleichzeitig; ein zweiter Start wird abgewiesen, solange der erste läuft.

Was sie je Edition tut:

Suchen — eine Websuche nach Call for Papers und Important Dates der Edition.
Lesen — bis zu drei Seiten: Treffer der Suche, die Website der Edition und die der Serie. Bei der Serie ARR liest sie immer die Terminseite von ACL Rolling Review (aclrollingreview.org/dates).
Abgleichen — ein Sprachmodell bekommt den Seitentext und die Werte, die LLARS schon hat, und liefert je Feld einen Wert, eine Einstufung (bestätigt, geschätzt oder unbekannt), die Quelle und ein kurzes Zitat als Beleg.
Eintragen — nach festen Regeln:

Einstufung der KI	Was LLARS damit macht
bestätigt, mit Quelle und Beleg	Trägt den exakten Termin ein bzw. überschreibt ihn.
geschätzt	Füllt nur ein noch leeres Zeitfenster. Bestätigte Termine und von Hand eingetragene Fenster bleiben unberührt.
unbekannt	Ändert nichts.

Die KI löscht nie einen Wert. Findet sie nichts, bleibt alles, wie es war. Als Quelle zählt nur eine Seite, die LLARS in diesem Lauf wirklich gelesen hat, und der Beleg muss wörtlich auf dieser Seite stehen — bei Terminen mit Tag und Monat. Was diese Prüfung nicht besteht, wird verworfen und im Fortschrittsfenster als verworfen gezählt. So kann eine fremde Webseite dem Modell keine Termine unterschieben.

Fortschritt live: Ein Fortschrittsfenster listet alle Editionen des Laufs mit ihrem Zustand — wartet, sucht, liest Seite (mit dem Namen der Website), analysiert, n Änderungen, unverändert oder Fehler. Darüber stehen der aktuelle Schritt als Satz, zum Beispiel „Sucht nach ‚EMNLP 2027 call for papers'…", und ein Fortschrittsbalken. Solange ein Lauf läuft, pulsiert im Kopf des Konferenz-Managers die Pille „KI arbeitet". Sie können das Fenster schließen oder die Seite neu laden; der Lauf geht auf dem Server weiter, und LLARS zeigt beim Zurückkommen den aktuellen Stand. Ein Lauf über viele Editionen dauert einige Minuten, weil LLARS zwischen den Suchen bewusst Pausen einlegt.

Abbrechen: Der Knopf „Abbrechen" beendet den Lauf nach der Edition, an der er gerade arbeitet. Was bis dahin eingetragen wurde, bleibt.

Fortsetzen: Wurde ein Lauf abgebrochen oder ist er gescheitert (etwa weil der Server währenddessen neu gestartet wurde), bietet das Fortschrittsfenster „Fortsetzen" an. LLARS startet dann einen neuen Lauf nur mit den Editionen, die noch nicht fertig geprüft waren; Ergebnisse des alten Laufs bleiben erhalten.

Änderungen prüfen: Am Ende steht eine Zusammenfassung, und je Edition klappt eine Liste auf: Feld · alt → neu · Einstufung · Quelle · Beleg. Die Quelle ist ein Link auf die Seite, aus der der Wert stammt, der Beleg ein Zitat von dort. In der Konferenzliste zeigt jede Edition danach, wann sie zuletzt aktualisiert wurde; der Tooltip fasst das Ergebnis zusammen. Scheitert eine Edition, steht der Fehler bei ihr, und der Lauf macht mit der nächsten weiter.

Quellen prüfen

Die KI trägt nur ein, was sie mit einer Quelle belegen kann. Konferenzen verschieben Fristen trotzdem gelegentlich oder nennen mehrere Fristen (etwa Abstract und Volltext). Ein Blick auf Quelle und Beleg lohnt sich vor jeder wichtigen Einreichung.

ARR-Zyklen: ACL Rolling Review vergibt mehrere Einreichungszyklen im Jahr. Beim Aktualisieren der Serie ARR erkennt die KI diese Zyklen und legt fehlende Zyklen als neue Editionen an — aber nur, wenn deren Einreichungsfrist bestätigt ist.

Lesebeispiel: ARR-Zyklus und ACL¶

Wer bei ACL einreichen will, reicht zuerst bei einem Zyklus von ACL Rolling Review (ARR) ein und bekommt dort die Reviews. Danach bindet man das begutachtete Paper bis zu einer Frist an ACL. Auf der Timeline stehen dafür zwei Editionen. Das Schema zeigt nur die Form, keine echten Termine; die gültigen Daten stehen auf den Seiten von ARR und ACL.

                 Feb        Mär        Apr        Mai        Jun        Jul        Aug
ARR-Feb 2027     D━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━B
ACL 2027                                        D━━━━━━━━━━B━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[██████]

D = Einreichungsfrist · B = Autoren-Benachrichtigung · [███] = Konferenzzeitraum · ━ = Verbindungsband

So lesen Sie die beiden Zeilen:

ARR-Feb 2027: Das Dokument-Symbol ist die Einreichungsfrist des Februar-Zyklus. Das Band führt zur Glocke, der Autoren-Benachrichtigung: An diesem Tag gibt ARR Reviews und Meta-Review frei. Ein ARR-Zyklus ist keine Tagung, seine Zeile hat deshalb in der Regel keinen Balken.
ACL 2027: Das Dokument-Symbol ist die Frist, die ACL selbst nennt — bei ARR-Konferenzen meist die Frist, bis zu der Sie ein begutachtetes Paper an ACL binden. Die Glocke ist die Entscheidung von ACL über die Annahme, der grüne Balken die Tagung selbst.

Die drei Marken einer Zeile gehören immer zu derselben Edition; der Hover zeigt es Ihnen. Fehlt ein Meilenstein, verbindet das Band die vorhandenen. Steht bei ACL 2027 noch die Pille „geschätzt", sehen Sie statt einer Marke ein blasses Rechteck — sobald ACL den Termin veröffentlicht und jemand ihn einträgt (oder die KI-Aktualisierung ihn findet), wird daraus die Marke. Weil sich die beiden Editionen hier zeitlich kaum berühren, kann die Timeline sie auch auf eine Zeile legen; dann trennt eine Lücke im Band die beiden.

CORE-Ranking und Ort¶

CORE-Pille: Das CORE-Ranking (A*, A, B, C, Unranked) erscheint in der Liste, in den Karten und im Tooltip als Pille. Ein Klick öffnet in einem neuen Tab das CORE-Portal mit der Suche nach dem Kürzel der Konferenz.
Ort: Stadt und Land sind ein Link. Ein Klick öffnet den Ort in Google Maps, ebenfalls in einem neuen Tab.

Paper verlinken¶

Jedes Paper kann einen arXiv-Link und eine DOI tragen. So finden alle den Preprint und die offizielle Fassung mit einem Klick. Tragen Sie beides ein, sobald ein Paper veröffentlicht ist.

Feld	Sie können eingeben	LLARS speichert
arXiv	`2501.00001`, `arXiv:2501.00001` oder die volle URL	`https://arxiv.org/abs/2501.00001`
DOI	`10.1234/abcd`, `doi:10.1234/abcd` oder `https://doi.org/10.1234/abcd`	`10.1234/abcd`, verlinkt auf `https://doi.org/10.1234/abcd`

In der Paper-Liste und auf den Karten des Kanban Boards stehen die Links als eigene Symbole: arXiv als Preprint-Blatt mit einem markanten „x", DOI als zwei verkettete Ringe mit einem kleinen Dokument. Der Tooltip sagt „Auf arXiv öffnen" bzw. „DOI-Seite öffnen". Der Konferenz-Chip eines Papers führt in die Konferenzliste, gefiltert auf diese Konferenz.

Per API steuern¶

Alles, was die Oberfläche kann, geht auch über die v1-API unter /api/v1/conference-manager/*: Gruppen lesen, Serien, Editionen und Paper anlegen und ändern, Zeitfenster setzen und die KI-Aktualisierung starten, verfolgen und abbrechen. Einen persönlichen API-Schlüssel legen Sie unter Einstellungen → API-Schlüssel an und geben ihm die Scopes:

Scope	Erlaubt
`conference:read`	Lesende Aufrufe (`GET`)
`conference:write`	Anlegen, Ändern, Löschen und KI-Aktualisierung starten oder abbrechen

Die API prüft bei jedem Aufruf die Gruppe: Eine Gruppe, in der Sie nicht Mitglied sind, antwortet mit 404.

KEY=<Ihr API-Schlüssel>
BASE=https://llars.e-beratungsinstitut.de   # oder Ihre eigene LLARS-Instanz

# Alle Editionen der Gruppe 1 im Jahr 2027
curl -s "$BASE/api/v1/conference-manager/conferences?group_id=1&year=2027" \
  -H "X-API-Key: $KEY"

Alle Endpunkte, Felder und Beispiele stehen in der v1 Konferenz-API.